In de afgelopen maanden heb ik veel uitvraagtrajecten op basis van regisserend opdrachtgeverschap en functioneel specificeren van dichtbij meegemaakt. De ene keer vanuit de opdrachtgever, de andere keer ter ondersteuning van de aanbieder. Bij de ene uitvraag wordt nog een traditioneel bestek meegeleverd en telt ook de inschrijfprijs nog fors mee, terwijl bij de andere veel meer vrijheid wordt geboden en er om een ontwerp en plan van aanpak wordt gevraagd voor een vastgesteld budget. Zeker bij de laatste variant is het zeer belangrijk om vooraf goed te bepalen wat je vraagt en hoe de verschillende aanbiedingen vergeleken en beoordeeld worden. Vaak is er sprake van een mix van objectieve aspecten, zoals prijs en uitvoeringsduur, en subjectieve aspecten als beeldkwaliteit en omgang met bewoners. Bij opdrachtgevers merk ik vaak dat het omgaan met deze subjectieve factoren nog nieuw en onwennig is.

De vergelijking met appels en peren wordt regelmatig gemaakt. Hoe kun je nu goed een keuze maken als alle aanbiedingen totaal anders zijn? Mijn stelling: appels kun je prima met peren vergelijken, wanneer je om fruit vraagt. Wanneer niet alles in een bestek is vastgelegd, is het van belang om in de uitvraag zeer zorgvuldig te bepalen welke specifieke informatie de aanbieders moeten aanleveren om goed te kunnen kiezen en bovendien de vraag zeer helder op papier te zetten. Wat wil je bereiken met het project? Wat moet er minimaal aangeboden worden en welke eisen gelden er? Wat kun je wel en niet vragen in relatie tot het budget? Het zijn zaken waar vooraf goed over nagedacht moet worden. Wanneer de uitvraag eenmaal in de markt is uitgezet, is er immers geen weg meer terug!

Als we de parallel met fruit verder doortrekken, is het van belang om als opdrachtgever goed te specificeren wat u zoekt, wat u ermee wilt en zeker ook wat u wel en niet lekker vindt. Stel vooraf de juiste vragen en verwerk deze in de vraagspecificatie. Moeten er specifieke vitaminen in zitten? Hoe belangrijk is het dat het gemakkelijk klaar te maken is? Hoe lang moet het houdbaar zijn? Wat vindt u wel en niet lekker? Op basis van de vraag zullen de fruittelers aanbieden wat hen het beste lijkt. De ene aanbieder zal met appels komen, terwijl de andere peren voorstelt. Dan komt het kiezen. Zomaar kiezen voor één van de aanbiedingen is er niet bij. Dat wordt niet geaccepteerd, want de telers hebben wekenlang hun best gedaan om voor u het juiste fruit te selecteren. Een goede onderbouwing waarom de appels beter scoren dan de peren - of andersom - is van groot belang. Ook hier is het belangrijk om vooraf goed na te denken over de wijze van scoren. Hoe belangrijk is de smaak van het fruit ten opzichte van zaken als voedingswaarde en houdbaarheid? Hoe groot is de invloed van de prijs in de keuze? Wanneer deze zaken ook zorgvuldig zijn vastgelegd en u als opdrachtgever vooral ook uw eigen spelregels respecteert, kunt u als opdrachtgever gefundeerd kiezen.

Wat wordt het voor u? Neemt u plaats achter de fruitautomaat door alleen de laagste prijs centraal te stellen en erop te gokken dat het goedkomt? Of kiest u zelf  tussen appels of peren?