Zonder samenwerking geen goede verbinding. En dat geldt zeker voor bewonersparticipatie. Reden voor ladies@work om samen te werken met diverse partners, zoals Cobee | Dé all-in project software voor bewonerscommunicatie.

Een specialist in bewonersbegeleiding en een softwarespecialist: hoe werken deze twee partijen samen voor de juiste verbinding tussen bewoner, aannemer en/of woningcorporatie? We gingen erover in gesprek met Jurgen Joosten, adviseur digitale projectbegeleiding bij Cobee en Marjet Westervoorde, directeur van ladies@work.

Optimaal samenwerken met bewoners, omgeving en projectpartners, hoe doe je dat? Marjet: “Wij doen dat door altijd dicht bij de bewoners te staan en goed te luisteren, mee te denken en de bewoner centraal te zetten zonder de opdrachtgever uit het oog te verliezen.” Dit wordt ondersteund door communicatiesoftware. Jurgen: “Bij Cobee werken we niet direct samen met bewoners en/of eindgebruikers. Onze klanten, zoals ladies@work, doen dit wel. Voor hen bieden wij digitale tools om de projectbegeleiding en het communicatieproces zo optimaal mogelijk te maken.”

Bij projecten in bewoonde staat zijn bewoners de belangrijkste doelgroep. Zij moeten goed op de hoogte blijven van alle werkzaamheden en vorderingen van de werkzaamheden in en rondom de woning. Jurgen: “Wij bieden met onze toepassingen de mogelijkheid om in contact te komen met de uitvoerende partij of bewonersbegeleider. Er verandert nog wel eens iets in de planning, dus de actualiteit van de gegevens is van grote meerwaarde. Wij zorgen dat app direct mogelijke wijzigingen laat zien zodat bewoners meteen op de hoogte zijn van het laatste nieuws.” Cobee stimuleert daarbij papierloos werken vanuit een digitale veilige Cloud omgeving. Jurgen: “We willen zoveel mogelijk processen tijdens het project automatiseren. Met als grootste missie om bewoners én projecteigenaren zo goed mogelijk te bedienen met passende software.”

Ladies@work maakt al jaren gebruik van bewonersapps bij hun projecten. En naar tevredenheid. Marjet Westervoorde, directeur ladies@work, vertelt: “Dankzij de app van onder andere Cobee kunnen wij voldoen aan de hoge mate van bewonersparticipatie die wij nastreven. Wij werken hiermee op veel van onze projecten en hebben een eigen licentie om de app zoveel mogelijk in onze eigen huisstijl te kunnen opmaken. In de Appstore en Google Playstore heet de app thuis@work, voor iedereen te downloaden; bewoner en opdrachtgever. Naast de app kunnen we op het systeem inloggen via een beveiligde netwerkomgeving. Als opdrachtgevers een eigen licentie hebben, werken wij ook met de app, maar dan onder hun licentie.”

Bij de start van de uitvoering van een project krijgen bewoners de inlogcode van de thuis@work bewonersapp. Hierin staan de nieuwsbrieven en alle handige informatie. Van welke ruimtes er vrijgemaakt moeten worden, tot een paklijst voor bewoners die tijdelijk naar een logeerwoning gaan en de meest gestelde vragen. Maar ook alle contactpersonen van het projectteam vind je er. Bewoners kunnen zelfs rechtstreeks vanuit de app bellen, Whatsappen en mailen naar de bewonersconsulente en andere contactpersonen. Een mooie combinatie van fysieke en digitale communicatie. 

De informatie die de bewonersconsulente invoert in het systeem verwerkt de app direct. “Zo zijn de NAW-gegevens altijd up-to-date bij de huisbezoeken. Natuurlijk sturen we voorafgaand aan zo'n bezoek altijd nog even een reminder sms’je. Die sms-functie, maar ook de Whatsapp of belmogelijkheid direct vanuit de app, is handig. Zeker bij onverwachte werkzaamheden of bijvoorbeeld wanneer het water tijdelijk wordt afgesloten. We laten niets aan het toeval over. Bovendien zijn de gegevens altijd veilig en geborgd. Zo is de app een mooie aanvulling op onze persoonlijke benadering en zijn we altijd dichtbij”, vertelt consulente Lucie.

Via de afsprakenmodule plannen de bewonersconsulentes afspraken met de bewoners. Bijvoorbeeld voor de inloop in de modelwoning en later ook voor de persoonlijke huisbezoeken. En dat werkt goed, vindt Lucie. “We kunnen snel en makkelijk bestanden samenvoegen om gepersonaliseerde brieven te sturen. Dat kan heel gericht per straat of per verdieping. Fijn als we een bepaalde bewonersgroep een specifiek bericht moeten sturen.”

Om de juiste ondersteuning te bieden is Cobee altijd in ontwikkeling. Jurgen: “We zetten vooral hoog in op gebruiksvriendelijkheid. We hebben recent nog het inlogproces vereenvoudigd. Ook het downloaden van de app is erg simpel, bijvoorbeeld doormiddel van een QR-code die via de brief naar de app verwijst. En we blijven innoveren om het voor bewoners en andere gebruikers zo eenvoudig mogelijk te maken de app te gebruiken en continu op de hoogte te blijven van de vorderingen bij een project. Denk ook aan de beschikbaarheid van verschillende talen: zelfs de chatfunctie wordt automatisch vertaald.”

De veiligheid van (persoons)gegevens wordt goed geborgd. “Het veiligstellen van persoonsgegevens heeft altijd onze prioriteit. Dit willen we de bewoners ook zo laten ervaren. In de app kunnen de gebruikers persoonlijke gegevens opvoeren die van belang zijn voor de uitvoering. Denk aan fysieke beperkingen of andere uitdagingen waar rekening mee moet worden gehouden. Belangrijke informatie om inzichtelijk te hebben, maar waar ook zorgvuldig mee om moet worden gegaan.”

Al deze informatie wordt opgehaald tijdens de zogenaamde tafelgesprekken door de bewonersbegeleiders van ladies@work, ingevoerd in de app en toegevoegd aan het bewonersdossier. Jurgen: “Hier kan dan tijdens het project rekening mee worden gehouden. Bijvoorbeeld bij stofoverlast. Zo wordt de bewoner, maar ook alle andere betrokkenen, zo goed mogelijk op de hoogte gehouden en geïnformeerd.” Marjet is het ermee eens: “Het mooie is dat ook familieleden en andere betrokkenen met toegang kunnen meekijken. Zo kunnen de kinderen van seniore bewoners bijvoorbeeld bijsturen en helpen waar nodig tijdens de verbouwing. Voor ladies@work is het gebruik van bewonersapps op onze projecten dan ook onmisbaar om bewoners optimaal te begeleiden en informeren. Digitale toepassingen helpen enorm in de communicatie. Reden om de samenwerking in stand te houden en te blijven werken aan optimale bewonersparticipatie.”