netwerk voor professionals in de sociale woningbouw

Grip & Groei
Hans Geus

ma 15 oktober 2018

Goed contractmanagement is essentieel. Het helpt de tevredenheid van huurders te vergroten, borgt de organisatiedoelstellingen en leidt tot kostenbesparing doordat contractpartijen worden uitgedaagd continu te verbeteren en presteren. Maar hebben we eigenlijk wel grip op de afspraken en bereiken we de gewenste groei?

Bij GroenWest, een corporatie uit Woerden met een bezit van ruim 12000 woningen, ben ik momenteel druk bezig met het opzetten van het contractmanagement. Grip krijgen op de basis is eigenlijk pas de start van waar je uiteindelijk naartoe wil met je contractpartij: een goedlopende, langdurige relatie.

Simpel toch?

Net als bij een goed huwelijk zal ook in de relatie met je contractpartij de basis op orde moeten zijn om ‘de tand des tijds’ te doorstaan en grip te hebben. Kortom: stel binnen je relatie eens de volgende vragen:

  1. Is er een contract overeengekomen?
  2. Is dat contract geregistreerd?
  3. Zijn de contractuele afspraken gecommuniceerd en bekend bij alle betrokken partijen?
  4. Worden deze afspraken ook periodiek gemonitord, besproken en bijgestuurd?
  5. Gebeuren de eerste 4 stappen conform een vaste systematiek?

Natuurlijk zijn er andere variaties te bedenken, maar voor het gemak nemen we deze eens als uitgangspunt. Dan is dit gedeelte van contractmanagement eigenlijk redelijk goed te doen, maar zeker niet simpel. Iedereen kan deze stappen doorlopen, maar om dat in de uitvoering gedegen te doen zijn ook andere aspecten van belang, zoals denkpatronen, doorzettingsvermogen, communiceren, evalueren en continu verbeteren.

Contactmanagement

We willen immers grip krijgen op de kwaliteit van diensten die we als corporatie hebben uitbesteed aan een contractpartij. En nog beter, samen met die contractpartij groeien in het contract, van contractmanagement naar contactmanagement. We zullen daarvoor ons gezamenlijk denkpatroon op één lijn moeten krijgen, wat willen we nou eigenlijk samen bereiken? Wat is ons doel en sluit dat aan op de wederzijdse organisatiedoelstellingen. Als we dat helder hebben kunnen we over naar de volgende stap; implementeren, informeren en controleren. Niet alleen extern met de contractpartij, maar juist ook intern met alle collega’s. Dat is immers de interne klant die actief gebruik gaat maken van de diensten en producten en daarbij diverse verwachtingen heeft. Dit laatste vraagt doorzettingsvermogen. Het zal niet altijd makkelijk zijn, maar zorg dat je hierbij altijd je doel voor ogen houdt. Wat wilde je nou ook alweer gezamenlijk bereiken?!

"Begrijpt de ander waar ik behoefte aan heb en begrijp ik de behoefte van de ander?"

Oei ik groei

Net als in een relatie zul je periodiek samen moeten zitten en evalueren, zowel intern als extern. Zijn we nog waar we willen zijn in de relatie, hoe liggen de wederzijdse verwachtingen en hebben we er beide alles aan gedaan om de relatie te laten groeien in lijn met de gezamenlijk gestelde doelen?

Hierbij zul je continu met elkaar moeten zoeken naar de juiste wijze van toetsen van de verwachtingen en communiceren over je communicatie. Kortom: begrijpt de ander waar ik behoefte aan heb en begrijp ik de behoefte van de ander? Als GroenWest willen we uiteindelijk dat de contractpartij onze ambities en (toekomstige) uitdagingen begrijpt, maar wij zullen die van de contractpartij dan ook moeten begrijpen om resultaatgericht samen te kunnen werken in de keten. Zonder grip immers geen groei en zonder groei geen...

Wil je zelf ook voordeel behalen met contractmanagement? De “Aedes Leidraad Contractmanagement” biedt hierbij hulp en is bedoeld voor corporatiemedewerkers die in welke vorm dan ook te maken hebben met inkoop- en contractmanagement. De leidraad is een product van meerdere corporaties, NEVI en Aedes.

Reacties

Copyright 2018 Aeneas Media

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie AccepterenWeigeren