nr 3 2017Project 12 De gemeente Eindhoven maakt de komende tien jaar werk van de renovatie, het onderhoud én het maximaal verduurzamen van zeven gemeentelijke gebouwen in het stadshart. Daar- voor is het de samenwerking aangegaan met !MPULS, een samenwerkingsverband dat mede wordt aangevoerd door Renda-partner LAUDY Bouw & Ontwikkeling. Inmiddels is de renovatie én verduurzaming van het eerste gebouw ? de stadhuistoren ? van start gegaan. Maximale innovatie door duurzame samenwerking Binnen het traject stelde de gemeente een aantal doelen. Belangrijk daarin was enerzijds zo veel mogelijk lokale (en kleine) ondernemers een kans bieden en anderzijds innovatie binnen het traject maximaal stimuleren. Toch zocht de gemeente de samenwerking met een grote partij die een totaalaanbieding kon maken. Om de innovatiekracht van de kleinere partijen te benutten werd een marktconsultatie gehouden. Hierbij werden allerlei ideeën (meer dan tweehonderd in totaal) opg\ e- haald van kleine en grotere bedrijven. Wat volgde was een ontmoeting tussen (kleine) lokale partijen en grotere aannemers om te kijken of e\ r een match te maken was. Als aannemer ging LAUDY de samenwerking aan met enkele lokale en landelijk opererende partijen zoals Brink Groep, DOOR architecten/ Rudy Uytenhaak architectenbureau, DWA en Kuijpers. Daarmee was het ontstaan van !MPULS een feit, een van de drie samenwerkingsverbanden die uiteindelijk een aanbieding deden aan de gemeente. "Een samenwerking waar de regio weliswaar goed in Project Tekst Robert Dingemans Beeld !MPULS Inmiddels is de renova- tie én verduurzaming van de stadhuistoren van start gegaan. nr 3 2017 Project 13 contract (tien jaar met een optie voor nog vijf jaar) samen met de gemeente bekijken wat we precies gaan doen." Belangrijk onderdeel daarbij zijn de krachtvoersessies die een aantal keer per jaar worden georganiseerd, waarbij bewust de markt wordt uitgedaagd om met oplossingen te komen voor specifieke aandachts- punten. "Dat doen we enerzijds omdat we de kleine, lokale ondernemer \ de kans willen bieden om zich te presenteren en ideeën te pitchen, maar anderzijds onderkennen we dat het consortium niet alle kennis zelf in huis heeft. Daarom gaan we continu op zoek naar partijen die aanvul- lend kunnen zijn aan wat wij doen. En dat heeft al geleid tot een concrete samenwerking met een DuneWorks, een lokale partij die zelf al graag mee wilde doen aan de uitvraag, maar daar vanwege de geringe omvang niet zelfstandig toe in staat was. Nu hebben ze zich bij \ ons aangesloten en pakken een specifiek onderdeel op: zij gaan echt in\ gesprek met medewerkers van de gemeente over hun ervaring ten aanzien van het klimaat. De lessen die we daaruit trekken nemen we mee in de ontwikkeling van nieuwe werkplekconcepten. Daarnaast zijn ze betrokken bij het opleiden van de ambassadeurs die op verschillende manieren bij zullen dragen aan de verduurzaming van de gebouwen." De gesprekken zijn een belangrijk onderdeel van wat straks tot een hoge gebruikstevredenheid moet leiden. Drummen: "Dat is een van de doelstellingen van de gemeente die in een KPI verwoord is. Uiteindelijk kunnen wij van alles verzinnen, maar als de gebruiker het niets vindt, schiet je het doel voorbij. Het draait er uiteindelijk om dat de werknem\ er een werkplek krijgt waar hij of zij zich op haar gemak voelt. Hoe we dat\ doen, is aan ons, maar de gebruiker is het meetpunt. Zo gaan we werken met smart aangestuurde klimatisering. De gebruiker kun je via zijn of haar smartphone lokaliseren en op basis van ingestelde voorkeu- ren begeleiden naar een voor hem of haar passende werkplek. Dat levert hopelijk niet alleen een hoge gebruikerstevredenheid op, maar ook een significante energiebesparing." Een andere doelstelling van\ de gemeente is het werken volgens de principes van The Natural Step. Social Return maakt daar deel van uit, net zoals circulariteit. "We hebben afgesproken dat 95% van de uitgaande materialen gerecycled wordt. Daarnaast moet !MPULS aantonen dat we materialen ook hergebruiken. Een deur dus als deur inzetten en niet als afvalhout voor \ verwerking in de afvalverbranding." vertegenwoordigd is, maar dat was in dit stadium geen keiharde voor - waarde", vertelt Jan Drummen, senior projectmanager van LAUDY. "Er is wel afgesproken dat tijdens de uitvoering 'de handjes' bij voor\ keur uit de stadsregio Eindhoven komen." ALLIANTIE ALS SAMENWERKINGSVORM Samenwerking was een van de belangrijkste pijlers in het traject. De gemeente Eindhoven zocht bij uitstek een partner die gezamenlijk op wilde trekken tijdens de voorbereiding én uitvoering. En dat begon al\ in de aanbestedingsfase. Pim de Valk is inmiddels werkzaam voor moederbedrijf Ballast Nedam, maar ten tijde van de aanbesteding nog werkzaam voor LAUDY. "De eerste selectie gebeurde op basis van een visie ten aanzien van samenwerken. Vanaf dat moment begon eigenlijk het traject waarin er al geen sprake meer was van een traditio\ - nele opdrachtgever/opdrachtnemer-verhouding. Alles gebeurde in samenspraak totdat drie jaar later de handtekeningen gezet werden voor de samenwerking." Als samenwerkingsvorm is gekozen voor een Alliantie, waarbij de structuur opdrachtgever/opdrachtnemer juridisch gezien wel in stand blijft, maar waarbij de aansturing op strategisch vl\ ak volledig gebeurd in een klein bestuur, waarin deelnemers van de gemeente en van !MPULS zitten. Samen zetten ze de doelen van de gemeente om in concrete plannen voor de verduurzaming van het bezit. MEEBEWEGEN MET INNOVATIE Een verduurzaming die de komende jaren gefaseerd wordt aangepakt, in volgorde van urgentie. Daarbij stelt de gemeente niet alleen het budget ter beschikking voor de initiële investering, maar ook voor al\ le huisvestingslasten, waaronder de energielasten. "Dat betekent dat !MPULS zelf de vruchten plukt van succesvolle verduurzamingsmaatre- gelen", vertelt Jan Drummen. "Voor ons een extra aanmoediging om de juiste keuzes te maken." De Valk: "In de samenwerking voor de komende tien jaar speelt innovatie een belangrijke rol. Er gaat in de komende jaren zoveel gebeuren op het gebied van verduurzamings - maatregelen. Prestaties waarin we geloven gaan we contracteren, maar we kunnen daarbij natuurlijk onmogelijk alle oplossingen nu al vastleg- gen. In continu overleg met de gemeente willen we in de loop van het Jan Drummen: "Het draait er uiteindelijk om dat de werkne- mer een werkplek krijgt waar hij of zij zich op haar gemak voelt." nr 3 2017Project 14 KRACHTVOERSESSIES In de krachtvoersessie van begin juli probeerden de partijen kennis en ideeën uit de markt te halen op het gebied van circulariteit. Vraag die centraal stond: hoe kunnen vrijkomende materialen uit de gerenoveerde panden het beste worden ingezet? Een concrete casus ging over de vele TL-armaturen uit de Stadhuistoren. Drummen: "Die kunnen we zo ombouwen dat ze te gebruiken zijn voor ledverlichting. Speciaal voor de \ sessie werden ze bekleed met vilt, kurk, hout of oude tapijttegels, zodat je zo ook loshangend kunt gebruiken." Een stichting gaat nu bekijken of het bekleden van de TL-armaturen gedaan kan worden door vrijwilligers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Drummen: "Zo zie j\ e dat architecten een leuk idee hebben, een prototype laten zien en daar weer marktpartijen op inspringen. Die willen er dan ook een paar hebben om mee te experimenteren en als dat lukt hebben ze interesse om een hele partij af te nemen. Die materialen worden dan dus niet gedowncycled, maar blijven op hetzelfde niveau." Hetzelfde geldt voor veel andere materialen uit het gebouw, zoals kranen en andere installatiedelen. Die worden voor een lage prijs aangeboden op\ het platform recourcestore.nl. "Die zijn populair", zegt Pim de Valk, "maar we trekken er nu al weer lessen uit hoe we dat de volgende keer\ sneller kunnen doen, zodat we ze door de koper zelf uit het gebouw kunnen laten halen. Dat scheelt in opslag en geeft ons langer de tijd om\ spullen te verkopen." Niet alle materialen kunnen op hetzelfde niveau\ blijven. Zo zat het gebouw ook vol met systeemplafonds. Drummen: "Die kun je na twintig jaar niet meer op dezelfde manier inzetten, ma\ ar het is van steenwol, dus hebben we gekeken of we die platen als isolatie\ kunnen inzetten. Dat blijkt te kunnen. Dus verwerken we het gros van de plafondplaten nu in de buitengevel als isolatie. Daarmee zakken ze maar een trede op de zogeheten ladder van Lansink. Bovendien is er geen extra af- en aanvoer nodig." Het hergebruik van materialen is een cre\ atief proces waar je wel tijd voor moet vrij willen maken. Jan Drummen: "Je\ moet zorgen dat je bouwproces er niet onder leidt, die processen moeten naast elkaar lopen. De partijen die nu aan tafel zitten, willen d\ aad- werkelijk vooruitgang boeken op dat vlak. Dat betekent ook dat je op dit\ moment soms wat meer tijd stopt in ontwikkeling dan dat het - financie\ el - oplevert, maar we hopen daar de komende jaren natuurlijk wel de vruch- ten van te plukken." DE UITVRAAG De uitvraag van de langdurige samenwerking kwam tot stand door een combinatie van factoren, vertelt Garry Whitrick, Senior projectmanager slim verduurzamen gemeentelijke gebouwen (gemeente Eindhoven). "De stadhuistoren stond al een tijdje leeg en we wilden kijken hoe we hem konden inzetten voor ambtelijke huis- vesting volgens de principes van het nieuwe werken. Daarbij was er onderhoudsbudget beschikbaar voor renovatie en verduurzaming van ons bezit." Wat volgde was een uitvraag op basis van Best Value Procurement in combinatie met een concurrentiege- richte dialoog. Drie belangrijke elementen zaten daarin: systeemgerichtheid, lange termijn denken en samenwer - king. Whitrick: "We hebben open en eerlijk naar de markt gecommuniceerd. Dit zijn onze ambities, dat is het geld dat we daarvoor hebben. Kom maar met ideeën." Op die uitvraag kreeg de gemeente veel positieve reac- ties uit de markt: "Eindelijk een overheid die naar ons luistert, kregen we te horen." Vierhonderd bedrijven kwamen af op de eerste bijeenkomst die de gemeente belegde. "We hebben er een tweede dag aan vast moeten plakken. Uiteindelijk hadden we onze scope helder. Dat hebben we in de markt gezet. Daarbij waren de principes van The Natural Step een belangrijke eis vanuit de gemeente. Uiteindelijk zijn we in de eerste ronde van 77 bedrijven in 17 consortiums naar vijf consortiums gegaan. In totaal waren er vijf dialoogron- des. De eerste twee gingen puur over samenwerking. We hebben de partijen gevraagd naar hun visie op samenwerking en aan de hand daarvan drie partijen geselecteerd voor de derde ronde. Daar kwam de harde kant aan bod. "Je mag spelen met het business model, maar aan het eind van de rit mag niet het geld op zijn." Na de overwinning van !MPULS heeft de gemeente nog enkele maanden de tijd genomen om te verifiëren of zij daadwerkelijk konden waarmaken wat is beloofd. "Drie jaar na de eerste uitvraag zijn de contracten onderte- kend." Voor de gemeente Eindhoven is het de eerste keer dat ze het bouwproces zo losgelaten hebben. Whitrick kreeg toestemming van de raad. "Later kreeg ik de vraag; we gaan dit betalen, maar wat krijgen we voor dat geld? Dat weet ik nog niet precies, moest ik toen het antwoord schuldig blijven. Toen stonden ze toch wel raar te kijken." nr 3 2017 Project 15 Op dit moment wordt er ook al 'gewoon' druk gewerkt aan het renove\ - ren en verduurzamen van het stadhuis en de stadhuistoren. Drummen: "Dat zijn twee gebouwen naast elkaar die de grootste verduurzamings- behoefte hadden. De buitenkant behoudt hetzelfde uiterlijk, vanwege het gezichtsbepalende karakter voor de stad Eindhoven. De binnenkant van de stadhuistoren wordt compleet vernieuwd. De hoofddraagstruc- tuur blijft staan en er komt een nieuwe indeling van de kantooromge- ving. In plaats van de hokjes die er eerst aanwezig waren, komt er nu een veel flexibelere, transparante indeling." De buitenschil staat \ op dit moment in de steigers. De ramen worden vervangen. Drummen: "Daar kwamen we ook asbest tegen." Een voorbeeld van een risico dat mogelijk traditioneel bij de opdrachtnemer zou liggen, maar wat nu in overleg met de opdrachtgever werd aangepakt. Jan Drummen: "Dat risico hebben we op voorhand benoemd en daarvan is gezegd dat doen we samen. Dat geeft de mogelijkheid om de voor iedereen beste oplos- sing te kiezen. In dit geval saneren we de asbest in het gebouw en met name in de buitengevel gelijktijdig met de renovatie." CODE OF CONDUCT Het is een van de vele risico's die op voorhand werd benoemd is en waar afspraken over zijn gemaakt. Het maakt deel uit van de nieuwe manier van samenwerken die ook bij zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer intern tot een cultuuromslag leidt. Pim de Valk: "Vorig jaar zomer toen de contracten getekend moesten worden, kwamen de verhoudingen daardoor wel even onder druk te staan. Een voorbeeld is dat de gemeente het gevoel had dat er bepaalde risico's naar haar toe werden geschoven, terwijl wij juist zeiden: we willen ze bespreken. Uiteindelijk is dat heel goed geweest, want we zijn toen samen gaan zitten en hebben ons - gezamenlijk afgevraagd: wat gebeurt er nu? Wat zijn nu de doelen van de gemeente en welke doelen hebben de markt- partijen? Daar is uiteindelijk een document van twee pagina's uitgeko- men waarop hele simpele regels staan. De gemeente erkent dat wij als doel hebben om een boterham te verdienen en gunt ons dat ook. Aan de andere kant moeten wij als marktpartijen zeggen dat wij wel altijd voor de doelen van de gemeente Eindhoven staan. Wij moeten probe- ren zoveel mogelijk duurzaamheid te brengen voor het budget dat beschikbaar is gesteld. Zo zijn we op een heel andere manier in gesprek geraakt. Op het moment dat er nu stress ontstaat hebben we altijd die set basisregels waar we naar kunnen teruggrijpen. Dat heeft ons als opdrachtgever en opdrachtnemer dichter bij elkaar gebracht." Een ander risico is het stijgen van de prijzen. Ook dat pakken de partijen samen - in overleg - op. De Valk: "Het kan natuurlijk ook goed- koper worden, het werkt twee kanten op. Als mensen zijn we toch een beetje geneigd om van het negatieve uit te gaan? Op het moment dat het goedkoper wordt, heb je de kans om nog extra stappen te zetten, wordt het duurder dan moet je nog harder op zoek naar innovaties die uiteindelijk je einddoelstellingen wel mogelijk maken. Op het moment dat dingen niet gaan zoals je wilt, moet je niet tegenover elkaar gaan staan, maar met elkaar kijken hoe je tot een oplossing komt. En dat is de toekomst. In mijn ogen niet alleen voor de bouwsector, maar voor elke sector." ?